Les réunions font parties des regroupements indispensables à la bonne marche d’une entreprise ou d’une organisation donnée. Il est ainsi intéressant de savoir que, si les salles de réunion deviennent de plus en plus originales, les équipements nécessaires demeurent inchangés. En effet, plusieurs professionnels optent dorénavant pour des réunions dans des cadres atypiques, loin des bureaux. Toutefois, il est primordial que tous les outils, traditionnels ou modernes, soient à disposition pour une réunion réussie et digne de ce nom. Découvrez dans les paragraphes suivants quels sont ces outils et équipements incontournables pour une réunion.
L’écran salle de réunion
Les écrans sont sûrement les éléments incontournables lorsqu’il s’agit de mener une réunion. Pour en savoir plus sur le thème de la salle de réunion ainsi que sur l’écran salle de réunion : cliquez ici.
L’écran LCD
Souvent prisé en guise d’alternative au vidéoprojecteur, l’écran LCD a séduit plusieurs entreprises grâce son allure moderne en plus.
L’écran tactile
L’écran tactile est également une option si vous souhaitez une interaction avec l’écran comme vous le ferez avec un tableau blanc, par exemple.
Le vidéoprojecteur
Le vidéoprojecteur figure parmi les équipements que vous retrouverez le plus souvent dans toutes les salles de réunion. En effet, cet outil permet à tous les participants d’avoir une vue imprenable sur les présentations qui se déroulent au-devant de la scène.
Les avantages des vidéoprojecteurs
De nos jours, il existe différents types de vidéoprojecteurs :
- vidéoprojecteur sans fil ;
- vidéoprojecteur Wifi ;
- vidéoprojecteur HD ;
- vidéoprojecteur LED ;
- vidéoprojecteur 4K ;
- vidéoprojecteur Home Cinéma ;
- mini vidéoprojecteur ;
- vidéoprojecteur portable, etc.
De ce fait, vous aurez l’embarras du choix et vous pourrez choisir le vidéoprojecteur qui correspondra le plus aux besoins de votre entreprise.
Les matériels pour conférence à distance
Avec l’avancée technologique, les réunions en visioconférences et en audioconférences ont été de plus en plus prisées grâce à leur praticité. De plus, ces pratiques ont été renforcées par la crise sanitaire du coronavirus ainsi que le confinement. En effet, le fait de ne plus pouvoir sortir a fait en sorte que de nouvelles habitudes professionnelles ont été adoptées assez vite, à savoir : le télétravail. Les salles de réunion doivent donc mettre à disposition des systèmes et les matériels adéquats afin de rendre les réunions à distance faisables.
Une caméra ou une webcam
Selon l’envergure de la réunion, vous avez le choix entre une caméra ou une webcam afin que les autres interlocuteurs puissent vous voir :
- la webcam : permet une utilisation individuelle et peut capturer jusqu’à 4 personnes dans son champ pour une vision optimale. Elle est plus adaptée à des petits espaces de travail ;
- la caméra : s’utilise souvent pour des réunions avec de nombreux participants (à partir de 6 personnes). Ce dispositif est parfait pour un espace de travail large.
La pieuvre téléphonique
Malgré son nom un peu étonnant, ce téléphone s’avère d’une grande utilité lors des audioconférences. En effet, ce système permet de converser directement avec des personnes à distance. Par ailleurs, il est à souligner que la pieuvre téléphonique offre un son sans grains et sa haute performance fournit une qualité audio supérieure. De plus, les participants à la réunion n’auront pas besoin de se déplacer pour se faire entendre comme l’appareil est équipé de plusieurs micros.
La connexion
La connexion est devenue un élément indissociable d’une salle de réunion digne de ce nom. En effet, que cela soit pour effectuer des vidéoconférences ou pour procéder à quelques recherches de dernières minutes, disposer du wifi se révèle très pratique lors d’une réunion.
La sonorisation
Se faire entendre est primordial lors d’une réunion. Il est ainsi important que la sonorisation soit au point. Pour ce faire, une salle de réunion devrait être équipée des éléments suivants :
- quelques micros (avec ou sans fil) ;
- des baffles ou des hauts parleurs (encastrés ou non).
Le mobilier
Le mobilier de la salle de réunion doit être choisi avec précaution afin d’apporter le confort nécessaire à chaque participant d’une réunion donnée. Parmi le mobilier incontournable, vous avez les suivants :
- les sièges : standards, garnis, … L’important est que chaque individu se sente à l’aise pour mieux se concentrer sur le fil de la discussion et ainsi être plus productif ;
- la table de réunion : avec les différents modèles et tailles disponibles sur le marché, il est recommandé de choisir une table de réunion qui favorise la connectivité et l’interaction entre les participants ;
- les mobiliers de rangement : que cela soit pour les divers documents ou encore pour les matériels et autres outils, disposer de rangements dans une salle de réunion s’avère toujours utile.
